Neuerungen 2026

Was sich seit Sommer 2025 in der Schulbuchausleihe getan hat

Veröffentlicht im Mai 2026

Die Schulbuchausleihe ist das Zusatzmodul für die Lernmittelverwaltung über die IServ Schulplattform. Sie bildet das gesamte Ausleihverfahren digital ab und reduziert den manuellen Aufwand durch automatisierte Prozesse. Das Modul ist in zwei Versionen verfügbar:

In der BASISversion ist alles enthalten, was Sie für die Durchführung im laufenden Schuljahr benötigen – Inventar, Aus- und Rückgabe, Ersatzansprüche und Leihscheine. Die VOLLversion ergänzt die Werkzeuge für die Planung und Vorbereitung des kommenden Schuljahres: Bücherlisten, Anmeldeverfahren, Zahlungsabgleich und Bedarfsplanung.

Seit dem letzten Schuljahr gab es einige Anpassungen und Weiterentwicklungen. Wir geben Ihnen hier einen Überblick über die wichtigsten Änderungen, damit Sie ideal ins neue Schuljahr starten können:

1. Unterstützung für IServ-Elternaccounts
2. Bewertungsstaffel und Forderungsarten bei Ersatzansprüchen
3. Klassenweise Ersatzansprüche erstellen
4. Neue Leihscheine
5. Überweisungs-QR-Codes
6. Diverses

1. Unterstützung für IServ-Elternaccounts

Bisher konnten Eltern den Anmeldestatus sowie die an ihre Kinder ausgegebenen Bücher nicht direkt einsehen – dies war höchstens über den IServ-Account des jeweiligen Kindes möglich. Mit der neuen Unterstützung der IServ-Elternaccounts steht jetzt ein eigener Zugang zur Verfügung, der Eltern einen Überblick über die Schulbuchausleihe aller verknüpften Kinder gibt.

In der VOLLversion können Eltern die Anmeldung für das laufende oder kommende Schuljahr direkt aus dem Eltern-Account vornehmen. Dabei übernimmt die Schulbuchausleihe einen Teil der Daten automatisch:

• Vor- und Nachname sowie das Geburtsdatum des Kindes aus der Schülerkartei (schreibgeschützt).
• Vor- und Nachname sowie die E-Mail-Adresse der Eltern aus dem IServ-Elternaccount.

Sind dem Eltern-Account mehrere Kinder zugeordnet, steht ein Auswahlfeld zur Verfügung. Soll ein Kind angemeldet werden, das noch keine Schülerkartei und keinen IServ-Account hat – etwa ein Geschwisterkind, das gerade neu an die Schule kommt –, ist auch weiterhin eine manuelle Eingabe möglich.

Wird ein Kind aus der Auswahl gewählt, ordnet die Software die Anmeldung automatisch der entsprechenden Schülerkartei zu – die manuelle Zuordnung in der Verwaltung entfällt.

Voraussetzung sind eingerichtete IServ-Elternaccounts, die mit dem Account des Kindes verknüpft sind. Die Funktion ist standardmäßig aktiv, kann bei Bedarf aber in der IServ-Systemkonfiguration unter Modul: Schulbuchausleihe → Zugriff für IServ-Elternaccounts deaktiviert werden.

Mehr dazu in unserer Dokumentation: Schülerkarteien und Anmeldung durchführen.

2. Bewertungsstaffel und Forderungsarten bei Ersatzansprüchen

Wie hoch ein Ersatzanspruch ausfällt, hängt in der Regel davon ab, wie oft ein Buch schon verliehen war. Bisher war dafür eine feste, rein prozentuale Staffelung in der Software hinterlegt – Ersatzbücher oder fixe Beträge waren nicht möglich.

Mit der neuen Bewertungsstaffel können Sie pro Anzahl der Ausleihen frei festlegen, was passieren soll:

• ein prozentualer Anteil des Neupreises,
• ein fester Betrag,
• ein Ersatzbuch oder
• der Anspruch wird ignoriert.

Beträge können Sie auf Wunsch auf glatte Cent-Werte runden lassen. Ansprüche, die nach Rundung auf 0,00 € fallen, werden von der Software direkt ignoriert.

Über die Bewertungsstaffel hinaus hat sich auch beim Umgang mit Ersatzansprüchen einiges geändert.

Ersatzbücher als Forderungsart: Sie können Eltern jetzt direkt zur Übergabe eines Ersatzbuchs auffordern, statt einen Geldbetrag in Rechnung zu stellen. Wahlweise lässt sich auch bei einer Geldforderung anbieten, alternativ ein Ersatzbuch zu übergeben.

Mehr Felder beim Bearbeiten: Beim nachträglichen Bearbeiten eines Ersatzanspruchs lassen sich jetzt auch die Forderungsart (Geldbetrag oder Ersatzbuch) und der Typ (Beschädigung, Verlust, nicht fristgerechte Rückgabe) nachträglich anpassen.

Manuelle Zahlungserfassung: Bar-Eingänge oder Überweisungen außerhalb des automatischen Zahlungsabgleichs lassen sich jetzt direkt am Ersatzanspruch eintragen.

Ersatzansprüche nachverfolgen: Um zu erfahren, welche Ersatzansprüche ggf. einmal bestanden haben, kann die Übersichtsseite einer Schüler:in nun direkt über die globale Suche aufgerufen werden – ganz unabhängig davon, ob aktuell Ansprüche bestehen oder die Schule bereits verlassen wurde.

Mehr dazu in unserer Dokumentation: Bewertung von Ersatzansprüchen und Ersatzansprüche manuell bearbeiten.

3. Klassenweise Ersatzansprüche erstellen

Bisher konnten Ersatzansprüche für nicht zurückgegebene Bücher am Schuljahresende ausschließlich anhand eines festen Stichtages für alle im Umlauf befindlichen Bücher erstellt werden (automatische Ersatzansprüche). Wer einen anderen Zeitpunkt benötigte oder bewusst einzelne Klassen oder Bücher ausnehmen wollte, hatte keinen direkten Hebel.

Mit dem neuen Prozess Rücknahme mit Ersatzanspruch lassen sich Ersatzansprüche jetzt klassenweise und zu jedem gewünschten Zeitpunkt erstellen – mit dem Grund nicht fristgerecht zurückgegeben. Nachdem eine Klasse gewählt wurde, gliedert sich der Ablauf in drei Schritte: Buchtitel auswählen, betroffene Schüler:innen auswählen, bestätigen.

Typische Anwendungsfälle:

• Abiturjahrgang, der die Schule oft Wochen vor den Sommerferien verlässt – Ersatzansprüche können bereits vorher erstellt werden.
• Halbjahresbände, die nach dem ersten Halbjahr nicht zurückkommen – Ersatzansprüche werden zeitnah erstellt, ohne das Schuljahresende abzuwarten.
• Mehrjahresbände gezielt ausnehmen, wenn sie im nächsten Schuljahr weiter benötigt werden und nicht über die Sommerferien zurückgenommen werden sollen.

Der automatische Stichtag-Lauf bleibt als Option erhalten; Sie haben jetzt beide Wege zur Auswahl. Mehr dazu in unserer Dokumentation: Klassenweise Ersatzansprüche erstellen und Automatische Ersatzansprüche.

4. Neue Leihscheine

Mit der Leihschein-Funktion erstellen Sie PDF-Dokumente, die den aktuellen Ausleih- und Rückgabestatus einer Schüler:in zusammenfassen. Es gibt sie in zwei Ausführungen für unterschiedliche Zwecke.

Die Schulausführung verbleibt bei der Schule. Sie listet alle aktuell verliehenen Bücher und enthält ein Unterschriftsfeld zur Bestätigung des Erhalts.

Die Schüler:innen-/Eltern-Ausführung ist ein Informationsschreiben für die Schüler:innen und ggf. ihre Eltern. Sie zeigt verliehene Bücher und kürzlich erfolgte Rückgaben – inklusive gängiger Sonderfälle wie Bücher, die durch eine andere Person zurückgegeben wurden.

Beide Ausführungen können Sie einzeln für eine:n Schüler:in über die Aus- und Rückgabe-Maske oder über die globale Suche erstellen (auch rückwirkend). Neu ist die klassenweise Erstellung: Über die Klassenliste lassen sich Leihscheine für alle Schüler:innen einer Klasse in einem Schritt erzeugen – mit zusätzlichen Optionen für Ausführung und Betrachtungszeitraum der Rückgaben.

Aus der Praxis: Erstellen Sie die Schulausführung am besten einzeln bei der Ausgabe – so können Sie sich den Erhalt der Bücher direkt quittieren lassen. Bei der Rücknahme erstellen Sie die Eltern-Ausführung klassenweise, sobald alle Bücher der Klasse zurückgekommen sind. So sind vertauschte Bücher und Rückgaben durch andere Personen sauber dokumentiert.

Mehr dazu in unserer Dokumentation: Leihscheine.

5. Überweisungs-QR-Codes

Damit Eltern Überweisungen schnell und ohne Tippfehler vornehmen können, erscheint nun an den entsprechenden Stellen ein sogenannter EPC-QR-Code. Dieser enthält alle Zahlungsdaten und kann mit allen gängigen Banking-Apps verwendet werden. Konto-Verbindung, Betrag und Verwendungszweck werden so automatisch ausgefüllt und verhindern Tippfehler oder falsche Beträge.

Auf der Bestätigungsseite der Online-Anmeldung im Browser steht der QR-Code direkt unter den Zahlungsdaten.

Auf dem Ersatzanspruch-Schreiben steht er direkt neben den Überweisungsdaten.

Mehr dazu in unserer Dokumentation: EPC-QR-Codes.

6. Diverses

Daneben ist auch hinter den Kulissen einiges passiert:

• Umsatz-Import – mehrere Parser wurden neu hinzugefügt oder überarbeitet (u. a. DATEV Rechnungswesen (CSV), VR-BankingManager, Lexware Finanzmanager, Sparkasse CAMT). Mehr dazu in unserer Dokumentation: Umsatz-Import.
• Automatische Anonymisierung und Löschung personenbezogener Daten gemäß fester Aufbewahrungsfristen. Mehr dazu in unserer Dokumentation: Datenschutz.
• Komplette Überarbeitung der Dokumentation – die Dokumentation hat Anfang des Jahres deutlich an Tiefe gewonnen und wurde um zahlreiche weiterführende Erklärungen, Beispiele und Tipps erweitert.

Wenn Ihre Schule ihre Lernmittelausleihe noch händisch oder über Excel- und Access-Lösungen organisiert: Wir stellen die Schulbuchausleihe regelmäßig in kostenlosen Online-Infoveranstaltungen vor. In rund zwei Stunden sehen Sie, wie der gesamte Prozess – vom Inventar über die Anmeldung bis zum Ersatzanspruch-Schreiben – direkt auf Ihrer IServ Schulplattform laufen kann. Termine und Anmeldung finden Sie auf unserer Veranstaltungsseite.