Automatische Ersatzansprüche
Die Schulbuchausleihe kann Ersatzansprüche am Schuljahresende automatisch erstellen. Grundlage ist ein Stichtag für die letzte Rückgabe. In der Nacht nach diesem Stichtag werden für alle noch verliehenen Bücher automatisch Ersatzansprüche mit dem Grund “nicht fristgerecht” erzeugt.
Automatische Ersatzansprüche sind optional. Sie aktivieren oder deaktivieren diese Funktion in den Einstellungen des jeweiligen Schuljahres unter “Automatische Ersatzansprüche”. Unabhängig davon können Sie Ersatzansprüche jederzeit auch manuell erstellen — z. B. wenn der Abiturjahrgang die Schule bereits einige Wochen vor den Sommerferien verlässt oder Halbjahresbände nach dem ersten Halbjahr nicht fristgerecht zurückgegeben wurden.
Stichtag festlegen
Den Stichtag legen Sie in den Einstellungen des Schuljahres fest. Es wird empfohlen, den Stichtag auf den vorletzten Schultag zu setzen. So werden die Ersatzansprüche in der Nacht zum letzten Schultag erstellt.
Am Morgen des letzten Schultages können Sie dann die Ersatzanspruch-Schreiben für alle Schüler:innen mit offenen Ersatzansprüchen als ein PDF-Dokument generieren und drucken. Die Schreiben sind nach Klassen sortiert und lassen sich gemeinsam mit den Zeugnissen über die Klassenleitungen verteilen.
Mehrjahresbände
Mehrjahresbände können von der automatischen Erstellung ausgenommen werden, sodass sie über die Sommerferien bei den Schüler:innen verbleiben. Voraussetzung ist, dass für das kommende Schuljahr eine bezahlte Anmeldung vorliegt, die das entsprechende Buch beinhaltet.
Sollen Mehrjahresbände ausnahmsweise über die Ferien zurückgegeben werden, finden Sie in den Einstellungen des Schuljahres eine entsprechende Option.
Wichtige Hinweise zu Mehrjahresbänden und automatischen Ersatzansprüchen:
- Mehrjahresbände können nur dann über die Sommerferien verliehen bleiben, wenn die VOLLversion mit dem Online-Anmeldeverfahren genutzt wird. Die Software prüft, ob eine bezahlte Folgeanmeldung für ein Buch des Buchtitels vorliegt — diese existiert nur bei Nutzung des Anmeldeportals.
- In der BASISversion werden automatische Ersatzansprüche immer für ALLE noch verliehenen Bücher erstellt — ohne Ausnahme für Mehrjahresbände. Die Option zur Behandlung von Mehrjahresbänden steht in der BASISversion nicht zur Verfügung.
- Alternative in der BASISversion: Nutzen Sie statt der automatischen Ersatzansprüche den manuellen, klassenweisen Prozess (Rücknahme mit Ersatzanspruch). Dort werden bei der Auswahl der Buchtitel Mehrjahresbände mit einem Symbol gekennzeichnet und können gezielt von der Erstellung ausgenommen werden.
Manuelle Erstellung
Ergänzend oder alternativ zur automatischen Erstellung stehen Ihnen zwei weitere Wege zur Verfügung:
- Einzelne Ersatzansprüche direkt auf der Schülerkartei erstellen.
- Klassenweise Erstellung über den Prozess “Rücknahme mit Ersatzanspruch”.
Beide Verfahren werden auf der Seite Manuelle Ersatzansprüche beschrieben.