Manuelle Ersatzansprüche

Neben der automatischen Erstellung am Stichtag können Ersatzansprüche jederzeit manuell angelegt werden. Das ist sinnvoll, wenn ein Buch während des Schuljahres beschädigt wird oder verloren geht.

Einzelnen Ersatzanspruch erstellen

Auf der Schülerkartei finden Sie neben jedem verliehenen Buch zwei Schaltflächen: Beschädigt und Verloren. Mit einem Klick wird sofort ein Ersatzanspruch des entsprechenden Typs erstellt. Das Buch wird dabei automatisch aus dem Inventar entfernt und gilt als zurückgenommen.

Die Forderungsart und der Betrag ergeben sich automatisch aus der Bewertungskonfiguration. Über die Detailseite des Ersatzanspruchs können Typ, Forderungsart und Betrag nachträglich angepasst werden.

Der Grund „Nicht fristgerecht” steht bei der einzelnen Erstellung nicht zur Verfügung. Dieser entsteht ausschließlich durch die klassenweise Erstellung oder die automatischen Ersatzansprüche. Neben Benutzer:innen mit der Rolle „Administrator” können auch Benutzer:innen mit der Rolle „Helfer” einzelne Ersatzansprüche erstellen.

Workaround: Beschädigung ohne Aussortierung

Soll für eine Beschädigung ein Ersatzanspruch erstellt werden, das Buch aber weiterhin verliehen werden können, gehen Sie wie folgt vor:

Erstellen Sie auf der Schülerkartei einen Ersatzanspruch „Beschädigt”. Das Buch wird aus dem Inventar entfernt.
Nehmen Sie das Buch anschließend wieder zurück. Das System weist auf den offenen Ersatzanspruch hin — widerrufen Sie diesen nicht.
Das Buch befindet sich wieder im Inventar und kann erneut verliehen werden. Der Ersatzanspruch besteht weiterhin.
Passen Sie bei Bedarf den Betrag auf der Detailseite des Ersatzanspruchs an.

Hierbei handelt es sich um einen Workaround. Die Software erfasst den Zustand einzelner Buchexemplare nicht systematisch und dokumentiert nicht, welche Beschädigungen aus welcher Ausleihe stammen. Es liegt daher in der Verantwortung der Schule sicherzustellen, dass eine Beschädigung nicht mehrfach zu einem Ersatzanspruch führt.

Klassenweise Ersatzansprüche erstellen

Für die klassenweise Bearbeitung steht der Prozess Rücknahme mit Ersatzanspruch zur Verfügung. Sie finden ihn in der Klassenübersicht (Schuljahr XY > Schüler & Klassen) über den Button „Rücknahme mit Ersatzanspruch” neben der jeweiligen Klasse. Dabei werden Ersatzansprüche mit dem Grund „Nicht fristgerecht” erstellt.

Dieser Prozess kann unabhängig von den automatischen Ersatzansprüchen und ergänzend zu diesen genutzt werden. Typische Anwendungsfälle sind:

Abiturjahrgang: Der Jahrgang verlässt die Schule oft einige Wochen vor den Sommerferien — Ersatzansprüche können bereits vor dem allgemeinen Stichtag erstellt werden.
Halbjahresbände: Werden nach dem ersten Halbjahr nicht fristgerecht zurückgegeben, können Ersatzansprüche zeitnah erstellt werden, ohne das Schuljahresende abzuwarten.
Mehrjahresbände gezielt ausnehmen: In der BASISversion, in der die automatische Erstellung keine Ausnahme für Mehrjahresbände vorsieht, können diese bei der klassenweisen Erstellung gezielt von der Auswahl ausgenommen werden.

Der Prozess wird immer für eine Klasse gestartet und besteht aus drei Schritten:

Schritt 1: Buchtitel auswählen

Legen Sie fest, welche Buchtitel berücksichtigt werden sollen. Es werden nur Buchtitel angezeigt, von denen mindestens ein Exemplar in der Klasse verliehen ist. So können Sie den Vorgang auf bestimmte Fächer oder Jahrgänge beschränken. Mehrjahresbände werden in der Auswahl mit einem Symbol gekennzeichnet, damit Sie diese gezielt ein- oder ausschließen können.

Schritt 2: Schüler:innen auswählen

Wählen Sie die Schüler:innen aus, für die Ersatzansprüche erstellt werden sollen. Es werden nur Schüler:innen aufgelistet, die mindestens eines der im ersten Schritt gewählten Bücher besitzen.

Schritt 3: Bestätigung

Vor der Erstellung wird die geschätzte Anzahl der zu erstellenden Ersatzansprüche angezeigt. Bestätigen Sie den Vorgang, um die Ersatzansprüche zu erstellen.

Es kann vorkommen, dass nach der Erstellung weniger oder keine neuen Ersatzansprüche in der Übersicht erscheinen. Dies ist der Fall, wenn die Bewertungskonfiguration für die betroffenen Bücher die Stufe „Ignorieren” vorsieht oder der berechnete Betrag nach Rundung 0,00 € beträgt.

Die Erstellung ist nicht endgültig. Bücher können auch nach der Erstellung eines Ersatzanspruchs noch zurückgegeben werden. In diesem Fall bietet das Programm an, den Anspruch zu widerrufen. Auch einzelne Ansprüche lassen sich jederzeit individuell widerrufen oder anpassen.