Bewertung konfigurieren
Die Schulbuchausleihe berechnet die Höhe eines Ersatzanspruchs automatisch. Die Berechnung basiert auf der Anzahl der bisherigen Ausleihen eines Buches — nicht auf seinem Alter. So werden häufig verliehene Bücher geringer bewertet als selten ausgegebene Exemplare. Die Konfiguration erfolgt in den Einstellungen (Zahnrad oben rechts) unter dem Punkt „Einstellungen”.
Bewertung nach Ausleih-Zyklen
Die Abstufung richtet sich nach der Anzahl der Ausleihen des jeweiligen Exemplars. Diese Anzahl ergibt sich aus den in der Software erfassten Langzeit-Ausleihen (Leihvorgänge von mehr als 60 Tagen) zuzüglich der beim Erfassen hinterlegten Vorherigen Ausleihen (Ausleihen vor der Erfassung im System).
Für jede Abstufung legen Sie fest, wie der Ersatzanspruch bewertet wird. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
- Prozentual — Ein prozentualer Anteil des hinterlegten Neupreises (z. B. 80 % bei der ersten Ausleihe).
- Fixer Betrag — Ein fester Betrag unabhängig vom Neupreis (z. B. 25,00 EUR).
- Ersatzbuch — Statt einer Geldzahlung wird ein gleichwertiges Ersatzexemplar gefordert.
- Ignorieren — Kein Ersatzanspruch. Das Buch hat durch seine vielen Ausleihen keinen relevanten Restwert mehr.
Abstufungen einrichten
Sie können maximal 10 Abstufungen definieren. Die letzte Abstufung gilt automatisch für alle weiteren Ausleihen (“ab X. Ausleihe”).
Die voreingestellte Konfiguration sieht so aus:
| Ausleihe | Bewertung |
|---|---|
| 1. Ausleihe | 67 % des Neupreises |
| 2. Ausleihe | 33 % des Neupreises |
| Ab der 3. Ausleihe | 33 % des Neupreises |
Diese Werte können Sie individuell anpassen. So könnte eine Schule z. B. auch mit den Stufen 80 %/60 %/40 %/Ignorieren arbeiten.
Als Langzeit-Ausleihe zählt nur ein Leihvorgang, der innerhalb der Software erfasst wurde und länger als 60 Tage gedauert hat. Kurzfristige Ausleihen (z. B. versehentlich ausgegebene Bücher) verfälschen die Bewertung daher nicht. Zusätzlich werden die beim Erfassen hinterlegten Vorherigen Ausleihen mitgezählt (siehe Abschnitt „Übernommene Bücher“).
Beträge runden
Berechnete Ersatzbeträge können Sie auf einen glatten Wert runden lassen. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
- Nicht runden — Der exakte Betrag wird verwendet.
- Auf 0,25 EUR runden
- Auf 0,50 EUR runden
- Auf 1,00 EUR runden
Die Rundung erfolgt kaufmännisch (ab 0,5 wird aufgerundet, darunter abgerundet).
Ergibt sich nach der Rundung ein Betrag von 0,00 €, wird der Ersatzanspruch automatisch ignoriert und nicht erstellt.
Ersatzbuch als Alternative
Mit der globalen Einstellung Ersatzbuch als Alternative legen Sie fest, ob Erziehungsberechtigte grundsätzlich die Möglichkeit erhalten, anstelle einer Geldzahlung ein Ersatzbuch zu beschaffen. Ist diese Option aktiviert, wird auf dem Ersatzanspruch-Schreiben ein entsprechender Hinweis abgedruckt.
Diese Einstellung gilt für alle Geldforderungen. Sie können die Forderungsart aber jederzeit pro Anspruch individuell anpassen.
Übernommene Bücher
Wird ein bereits gebrauchtes Buch ins Inventar aufgenommen — z. B. bei der Ersteinrichtung der Software mit bestehendem Buchbestand — erfassen Sie beim Erfassen über die Skala die tatsächliche Anzahl der Vorherigen Ausleihen des Exemplars. Diese wird bei der Bewertung zu den in der Software erfassten Langzeit-Ausleihen hinzugezählt. So wird berücksichtigt, wie oft das Buch vor der Erfassung bereits verliehen war, und eine realistischere Bewertung erzielt.
Beim Umstieg von einer früheren Version erhalten Bücher, die zuvor mit der inzwischen entfallenen Option „nicht neu angeschafft“ erfasst wurden, automatisch eine Vorherige Ausleihe (intern als Schätzwert markiert). Die Bewertung dieser Bücher bleibt dadurch unverändert.
Wenn Ihre Schule die Schulbuchausleihe neu einführt oder von einer früheren Version umsteigt, sollten Sie die Bewertungseinstellungen in einer Übergangsphase besonders sorgfältig prüfen. Da anfangs keine oder nur wenige Ausleih-Zyklen in der Software erfasst sind, werden Bücher möglicherweise zu hoch bewertet. Passen Sie die Abstufungen gegebenenfalls an die tatsächliche Nutzungsdauer Ihrer Bücher an.