Bewertung konfigurieren
Die Schulbuchausleihe berechnet die Höhe eines Ersatzanspruchs automatisch. Die Berechnung basiert auf der Anzahl der bisherigen Ausleihen eines Buches — nicht auf seinem Alter. So werden häufig verliehene Bücher geringer bewertet als selten ausgegebene Exemplare. Die Konfiguration erfolgt in den Einstellungen (Zahnrad oben rechts) unter dem Punkt „Einstellungen”.
Bewertung nach Ausleih-Zyklen
Für jede Abstufung legen Sie fest, wie der Ersatzanspruch bewertet wird. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
- Prozentual — Ein prozentualer Anteil des hinterlegten Neupreises (z. B. 80 % bei der ersten Ausleihe).
- Fixer Betrag — Ein fester Betrag unabhängig vom Neupreis (z. B. 25,00 EUR).
- Ersatzbuch — Statt einer Geldzahlung wird ein gleichwertiges Ersatzexemplar gefordert.
- Ignorieren — Kein Ersatzanspruch. Das Buch hat durch seine vielen Ausleihen keinen relevanten Restwert mehr.
Abstufungen einrichten
Sie können maximal 10 Abstufungen definieren. Die letzte Abstufung gilt automatisch für alle weiteren Ausleihen (“ab X. Ausleihe”).
Die voreingestellte Konfiguration sieht so aus:
| Ausleihe | Bewertung |
|---|---|
| 1. Ausleihe | 67 % des Neupreises |
| 2. Ausleihe | 33 % des Neupreises |
| Ab der 3. Ausleihe | 33 % des Neupreises |
Diese Werte können Sie individuell anpassen. So könnte eine Schule z. B. auch mit den Stufen 80 %/60 %/40 %/Ignorieren arbeiten.
Als Ausleih-Zyklus zählt nur ein Leihvorgang, der innerhalb der Software erfasst wurde und länger als 60 Tage gedauert hat. Kurzfristige Ausleihen (z. B. versehentlich ausgegebene Bücher) verfälschen die Bewertung daher nicht.
Beträge runden
Berechnete Ersatzbeträge können Sie auf einen glatten Wert runden lassen. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
- Nicht runden — Der exakte Betrag wird verwendet.
- Auf 0,25 EUR runden
- Auf 0,50 EUR runden
- Auf 1,00 EUR runden
Die Rundung erfolgt kaufmännisch (ab 0,5 wird aufgerundet, darunter abgerundet).
Ergibt sich nach der Rundung ein Betrag von 0,00 €, wird der Ersatzanspruch automatisch ignoriert und nicht erstellt.
Ersatzbuch als Alternative
Mit der globalen Einstellung Ersatzbuch als Alternative legen Sie fest, ob Erziehungsberechtigte grundsätzlich die Möglichkeit erhalten, anstelle einer Geldzahlung ein Ersatzbuch zu beschaffen. Ist diese Option aktiviert, wird auf dem Ersatzanspruch-Schreiben ein entsprechender Hinweis abgedruckt.
Diese Einstellung gilt für alle Geldforderungen. Sie können die Forderungsart aber jederzeit pro Anspruch individuell anpassen.
Übernommene Bücher
Wird ein bereits gebrauchtes Buch ins Inventar aufgenommen — z. B. bei der Ersteinrichtung der Software mit bestehendem Buchbestand — kann beim Erfassen die Option „Neu angeschafftes Buch” deaktiviert werden. In diesem Fall werden bei der Bewertung die im System erfassten Ausleihen plus eine zusätzliche gezählt. So wird berücksichtigt, dass das Buch vor der Erfassung bereits mindestens einmal verliehen war, und eine realistischere Bewertung erzielt.
Wenn Ihre Schule die Schulbuchausleihe neu einführt oder von einer früheren Version umsteigt, sollten Sie die Bewertungseinstellungen in einer Übergangsphase besonders sorgfältig prüfen. Da anfangs keine oder nur wenige Ausleih-Zyklen in der Software erfasst sind, werden Bücher möglicherweise zu hoch bewertet. Passen Sie die Abstufungen gegebenenfalls an die tatsächliche Nutzungsdauer Ihrer Bücher an.