Durchführung

Das Anmeldeverfahren zur entgeltlichen Lernmittelausleihe kann mithilfe der Schulbuchausleihe vollständig elektronisch organisiert und durchgeführt werden. Dies spart Zeit, Nerven und Papier. Statt gedruckte Bücherlisten auszuteilen, Anmeldezettel entgegenzunehmen und auszuwerten, erfolgt das gesamte Anmeldeverfahren über eine Online-Plattform.

Die Anmeldung basiert vollständig auf den im Programm erstellten Bücherlisten. Dabei kann jede Schüler:in pro Schuljahr für genau eine Liste angemeldet werden. Gehen für eine Schüler:in mehrere Anmeldungen ein, müssen die nicht gewünschten in der Verwaltung manuell gelöscht werden.

Selbst wenn das Leihverfahren im aktuellen Schuljahr noch nicht über die Schulbuchausleihe läuft, kann das Anmeldeverfahren für das kommende Schuljahr bereits über das Programm erfolgen. Die folgenden Abschnitte beschreiben, welche Schritte bei der Durchführung der Online-Anmeldung zu beachten sind.

Zugangswege

Die Anmeldung kann auf zwei Wegen erfolgen:

• Über den IServ-Account der Schüler:in: Nach einem Login ist die Anmeldung über die Oberfläche der IServ Schulplattform unter dem Menüeintrag „Schulbuchausleihe” erreichbar. Ist der IServ-Account mit einer Schülerkartei verknüpft, wird die Anmeldung automatisch dieser zugeordnet.
• Über das öffentliche Portal unter dem Pfad /buecher auf der IServ Schulplattform. Lautet Ihre IServ-E-Mail-Adresse bspw. stephanie.mustermann@bueltenweg-schule.de, ist das Portal unter https://bueltenweg-schule.de/buecher zugänglich. Dieser Link kann auf der Schulhomepage oder in einem Infobrief veröffentlicht werden. Anmeldungen über das öffentliche Portal sind immer Gast-Anmeldungen und müssen in der Verwaltung manuell einer Schülerkartei zugeordnet werden.

Eine Anmeldung über IServ-Elternaccounts ist bisher nicht möglich.

Vorbereitung

Zunächst müssen die Bücherlisten für das kommende Jahr im Programm erstellt werden. Diese bilden die Grundlage der Online-Anmeldung. Eine Anmeldung bezieht sich dabei immer auf genau eine Bücherliste. Diese sind erst sichtbar, nachdem sie veröffentlicht wurden. Mit der Erstellung der Listen kann also bereits begonnen werden, während einzelne Werke sich noch in der Klärung befinden.

Wird das Programm im ersten Jahr eingesetzt und der Bestand an Büchern ist noch nicht erfasst, müssen die Buchtitel des kommenden Schuljahres zunächst ohne einen Bestand ins Inventar eingepflegt werden. Dieser Schritt wird in der Rubrik Bücherlisten erstellen näher beschrieben. Die eigentliche Inventarisierung des Bestands erfolgt erst nach der Rücknahme der Bücher zu Beginn der Sommerferien. Eine bereits erfolgte Inventur ist für die Online-Anmeldung somit keine Voraussetzung.

Sind die Bücherlisten finalisiert, können diese veröffentlicht werden. Eine Anmeldung ist jedoch erst möglich, wenn der Anmeldezeitraum einer Liste begonnen hat. Sofern für eine Liste kein abweichender Anmeldezeitraum konfiguriert wurde, entspricht dieser dem des entsprechenden Schuljahres.

Vor Beginn des Anmeldezeitraums sollte ein entsprechender Elternbrief ausgegeben werden. Dieser sollte das Verfahren kurz erklären und ausdrücklich darauf hinweisen, dass Anmeldungen nur berücksichtigt werden, wenn diese am genannten Stichtag bezahlt sind (sofern Zahlung erforderlich). Eine Überweisung der Leihgebühr sollte immer unter Angabe der bei der Anmeldung genannten Zahlungsreferenz erfolgen. Diese ist nicht fest mit einer Schüler:in verbunden und ändert sich bei jeder Anmeldung. Es sollte also nicht der ggf. als Vorlage gespeicherte Verwendungszweck des Vorjahres angegeben werden.

Geführte Anmeldung

Die Anmeldung ist als geführter Prozess in fünf Schritten gestaltet, der die Anmeldenden durch alle erforderlichen Angaben leitet.

Schritt 1: Bücherliste wählen

Auf der Startseite des Portals werden alle veröffentlichten Bücherlisten angezeigt, für die der Anmeldezeitraum begonnen hat. Pro Bücherliste kann das zugehörige PDF eingesehen und die Anmeldung gestartet werden. Über einen Link am Seitenende sind auch die Bücherlisten des laufenden Schuljahres erreichbar.

Schritt 2: Persönliche Daten

Im zweiten Schritt werden die persönlichen Daten erfasst. Bei minderjährigen Schüler:innen werden die Daten eines Erziehungsberechtigten sowie die Daten des Kindes abgefragt. Bei volljährigen Schüler:innen — erkannt am eingegebenen Geburtsdatum — entfällt die Abfrage der Erziehungsberechtigten-Daten. Die Schüler:in trägt in diesem Fall ihre eigenen Kontaktdaten ein und kann die Anmeldung selbstständig vornehmen.

Sofern für das Schuljahr nicht deaktiviert, kann in diesem Schritt auch ein Ermäßigungs- oder Befreiungsantrag gestellt werden. Diese Angaben werden bei der Berechnung der Leihgebühr berücksichtigt.

Schritt 3: Bücher auswählen

Im dritten Schritt wird die gewählte Bücherliste angezeigt. Durch die Auswahl der entsprechenden Optionen in den Wahlbereichen entsteht eine individuelle Bücherliste. Dabei werden auch Buchtitel angezeigt, die selbst zu beschaffen sind. Die Kostenaufstellung am Ende zeigt die resultierende Leihgebühr — inklusive ggf. beantragter Ermäßigungen oder Befreiungen.

Bei einer Paketleihe (wie im Screenshot gezeigt) werden alle Bücher der Liste von der Schule geliehen — eine Auswahl einzelner Titel ist nicht möglich. Bei einer Individualleihe wählen die Anmeldenden zusätzlich zu den Wahlbereichen auch die einzelnen Buchtitel aus, die sie über die Schule leihen möchten. Die Leihgebühr ergibt sich dann aus den gewählten Titeln. Ist für eine Bücherliste ein Festpreis hinterlegt, wird keine individuelle Leihgebühr pro Titel angezeigt.

Die in den Wahlbereichen getroffene Auswahl wird mit der Anmeldung gespeichert. So sind die individuell zu erhaltenden Buchtitel bei der Ausgabe für jede Schüler:in korrekt hinterlegt.

Schritt 4: Leihbedingungen

Bevor die Anmeldung abgeschickt werden kann, muss den Leihbedingungen der Schule zugestimmt werden. Der Standardtext kann in den Einstellungen des Programms angepasst und ergänzt werden.

Schritt 5: Prüfen und Absenden

Im letzten Schritt erhalten die Anmeldenden eine Zusammenfassung aller eingegebenen Daten. Einzelne Abschnitte können über den jeweiligen Link direkt bearbeitet werden. Erst mit einem Klick auf „Anmeldung abschicken” werden die Daten auf der IServ Schulplattform der Schule gespeichert.

Bestätigung

Auf der Bestätigungsseite erhalten die Anmeldenden alle benötigten Informationen zur Zahlung der ggf. fälligen Leihgebühr. Wurde für die betreffende Bücherliste die Zahlung per Überweisung gewählt, werden die Kontoverbindung der Schule, eine eindeutige Überweisungsreferenz sowie ein EPC-QR-Code angezeigt. Der QR-Code ermöglicht es, die Überweisung direkt über eine Banking-App vorzunehmen. Die Überweisungsreferenz ermöglicht im weiteren Verlauf die automatische Zuordnung der Zahlung innerhalb des Programms, sodass keine händische Sichtung der Kontoauszüge erfolgen muss.

Zusätzlich erhalten die Anmeldenden eine Bestätigung per E-Mail, die — sofern eine Zahlung erforderlich ist — ebenfalls alle für die Überweisung benötigten Daten enthält.

Anmeldezeitraum

Während des Anmeldezeitraums können Schüler:innen durch ihre Eltern für eine Bücherliste angemeldet werden. Für welche Bücherlisten eine Anmeldung aktuell möglich ist, kann der entsprechenden Übersicht entnommen werden.

Erfolgt die Anmeldung über den IServ-Account der Schüler:in, wird die Anmeldung automatisch der verknüpften Schülerkartei zugeordnet. Anmeldungen über das öffentliche Portal sind hingegen immer Gast-Anmeldungen. Sie werden in der Verwaltung unter dem Reiter „Ohne Zuordnung” gelistet und müssen händisch einer Schülerkartei zugeordnet werden. Das Programm schlägt dabei anhand des eingegebenen Namens passende Schülerkarteien vor.

Wurde mit der Anmeldung ein Ermäßigungs- oder Befreiungsantrag gestellt, wird die Anmeldung zudem unter dem Reiter „Offene Anträge” gelistet. In der Detailansicht einer Anmeldung (öffnet sich durch einen Klick auf die entsprechende Anmeldung) können gestellte Anträge angenommen oder abgelehnt werden. Wird ein Antrag abgelehnt, muss ggf. Kontakt mit den Eltern aufgenommen werden, um die nun höhere Leihgebühr nachzufordern. Die Kontaktdaten finden sich in der Detailansicht.

Da der Status zugeordneter Anmeldungen über den IServ-Account der Kinder eingesehen werden kann, sollten Zahlungseingänge während des Anmeldezeitraums möglichst zeitnah in das Programm eingepflegt werden. Dies sollte über regelmäßig durchgeführte Umsatz-Importe erfolgen. Die Zahlungen können dann in der Regel automatisch zugeordnet werden.

Gehen für eine Schüler:in mehrere Anmeldungen ein, z. B. weil noch ein Wahlbereich geändert wurde, werden diese in der Übersicht unter dem Reiter „Mehrfach” gelistet. In der Detailansicht einer solchen Anmeldung erscheint ein Hinweis, ob eine neuere oder ältere Anmeldung vorliegt. Anhand dieser Information sollten die nicht gewünschten Anmeldungen gelöscht werden. Für jede Schüler:in sollte am Ende des Anmeldeverfahrens nur eine Anmeldung vorliegen.

Nach Ende des Anmeldezeitraums und der Bearbeitung aller Anmeldungen enthalten die Detailseiten der einzelnen Buchtitel im Inventar zuverlässige Daten darüber, wie viele Exemplare im kommenden Schuljahr voraussichtlich benötigt werden. Berücksichtigt werden dabei nur bezahlte Anmeldungen.

Ermäßigungs- und Befreiungsanträge

Die Schulbuchausleihe unterstützt die Berücksichtigung von Ermäßigungs- und Befreiungsanträgen, sofern dies nicht in den Einstellungen des entsprechenden Schuljahres deaktiviert wurden. Die Anträge werden während der Anmeldung bei der Bildung der ggf. zu zahlenden Leihgebühr berücksichtigt, müssen jedoch anschließend in der Verwaltung bestätigt werden.

Weitere Kosten abrechnen

Es ist nicht vorgesehen, weitere Kosten wie Kopiergeld über die Anmeldung zur entgeltlichen Lernmittelausleihe abzurechnen. Hier sollte berücksichtigt werden, dass mögliche Ermäßigungs- und Befreiungsanträge einen Einfluss auf alle Positionen der Bücherliste haben. Wird bspw. das Kopiergeld über Umwege auf einer Bücherliste ausgewiesen, zahlen Schüler:innen mit Ermäßigungsantrag dies nur zu 80 %.

Verspätete Anmeldungen

Eine Anmeldung nach Ablauf des Anmeldezeitraums ist nicht möglich. Ausgenommen davon sind Administrator:innen der Schulbuchausleihe sowie Nutzer:innen mit dem Recht „Darf außerhalb der Anmeldezeiträume Anmeldungen einpflegen”. Dies ist jedoch eher dafür gedacht, dem Sekretariat, den Klassenleitungen oder einzelnen Schüler:innen die Möglichkeit zu geben, während des laufenden Schuljahres noch eine Anmeldung vorzunehmen, kommt eine Schüler:in nachträglich auf die Schule. Vor den Sommerferien bietet es sich eher an, die Anmeldung nach Ablauf des Anmeldezeitraums aus Kulanz noch einmal für einige Tage zu öffnen. Dazu kann der Anmeldezeitraum in den Einstellungen des entsprechenden Schuljahres verschoben werden. Dabei ist zu beachten, dass abweichende Anmeldezeiträume einzelner Bücherlisten separat verschoben werden müssen. Für welche Bücherlisten eine Anmeldung aktuell möglich ist, kann der Übersicht entnommen werden.