Durchführung

Das Anmeldeverfahren zur entgeltlichen Lernmittelausleihe kann mithilfe der Schulbuchausleihe vollständig elektronisch organisiert und durchgeführt werden. Dies spart Zeit, Nerven und Papier. Statt gedruckte Bücherlisten auszuteilen, Anmeldezettel entgegenzunehmen und auszuwerten, erfolgt das gesamte Anmeldeverfahren über eine Online-Plattform.

Die Anmeldung zur Ausleihe im kommenden Schuljahr kann dabei entweder über den IServ-Account des Kindes erfolgen oder über ein öffentlich zugängliches Portal. Nach einem Login kann die Anmeldung über die Oberfläche der IServ Schulplattform unter dem Menüeintrag „Schulbuchausleihe” erfolgen. Das öffentliche Portal ist unter dem Pfad /buecher auf der IServ Schulplattform erreichbar. Lautet Ihre IServ-E-Mail-Adresse bspw. stephanie.mustermann@bueltenweg-schule.de ist das Portal für die Anmeldung unter dem Link https://bueltenweg-schule.de/buecher zugänglich. Dieser Link kann auf der Schulhomepage oder in einem entsprechenden Infobrief veröffentlicht werden.

Die Anmeldung basiert vollständig auf den im Programm erstellen Bücherlisten. Dabei kann jede Schüler:in pro Schuljahr für genau eine Liste angemeldet werden. Neuere Anmeldungen ersetzen dabei vorherige.

Selbst wenn das Leihverfahren im aktuellen Schuljahr noch nicht über die Schulbuchausleihe läuft, kann das Anmeldeverfahren für das kommende Schuljahr bereits über das Programm erfolgen. Die folgenden Abschnitte beschreiben, welche Schritte bei der Durchführung der Online-Anmeldung zu beachten sind.

Vorbereitung

Zunächst müssen die Bücherlisten für das kommende Jahr im Programm erstellt werden. Diese bilden die Grundlage der Online-Anmeldung. Eine Anmeldung bezieht sich dabei immer auf genau eine Bücherliste. Diese sind erst sichtbar, nachdem sie veröffentlicht wurden. Mit der Erstellung der Listen kann also bereits begonnen werden, während einzelne Werke sich noch in der Klärung befinden.

Wird das Programm im ersten Jahr eingesetzt und der Bestand an Büchern ist noch nicht erfasst, müssen die Buchtitel des kommenden Schuljahres zunächst ohne einen Bestand ins Inventar eingepflegt werden. Dieser Schritt wird in der Rubrik Bücherlisten erstellen näher beschrieben. Die eigentliche Inventarisierung des Bestands erfolgt erst nach der Rücknahme der Bücher zu Beginn der Sommerferien. Eine bereits erfolgte Inventur ist für die Online-Anmeldung somit keine Voraussetzung.

Sind die Bücherlisten finalisiert, können diese veröffentlicht werden. Eine Anmeldung ist jedoch erst möglich, wenn der Anmeldezeitraum einer Liste begonnen hat. Sofern für eine Liste kein abweichender Anmeldezeitraum konfiguriert wurde, entspricht dieser dem des entsprechenden Schuljahres.

Vor Beginn des Anmeldezeitraums sollte ein entsprechender Elternbrief ausgegeben werden. Dieser sollte das Verfahren kurz erklären und ausdrücklich darauf hinweisen, dass Anmeldungen nur berücksichtigt werden, wenn diese am genannten Stichtag bezahlt sind. Eine Überweisung der Leihgebühr sollte immer unter Angabe der bei der Anmeldung genannten Zahlungsreferenz erfolgen. Diese ist nicht fest mit einer Schüler:in verbunden und ändert sich bei jeder Anmeldung. Es sollte also nicht der ggf. als Vorlage gespeicherte Verwendungszweck des Vorjahres angegeben werden.

Alternativ zur Anmeldung über den IServ-Account des Kindes kann die Anmeldung auch über eine öffentliche Webseite erfolgen. Lautet Ihre IServ-E-Mail-Adresse bspw. stephanie.mustermann@bueltenweg-schule.de, ist das Portal für die Anmeldung unter dem Link https://bueltenweg-schule.de/buecher zugänglich.

Geführte Anmeldung

Die Anmeldung ist als geführter Prozess gestaltet. Zunächst muss dabei die entsprechende Bücherliste gewählt werden. Im Anschluss werden die persönlichen Daten des anmeldenden Elternteils sowie die Daten des Kindes erfasst. In diesem Schritt besteht auch die Möglichkeit einen Ermäßigungs- oder Befreiungsantrag zu stellen, sofern diese Optionen nicht für das entsprechende Schuljahr deaktiviert wurden. Diese Angaben werden im weiteren Verlauf bei der Berechnung der anfallenden Leihgebühr berücksichtigt und entsprechend ausgewiesen.

Nachdem die persönlichen Daten hinterlegt wurden, wird im dritten Schritt die zu Beginn gewählte Bücherliste angezeigt. Durch die Auswahl der entsprechenden Optionen in den Wahlbereichen entsteht eine individuelle Bücherliste für das Kind. Dabei werden auch die hinterlegten Buchtitel angezeigt, die selbst zu beschaffen sind. Die in den Wahlbereichen getroffene Auswahl wird mit der Anmeldung gespeichert. So sind die individuell zu erhaltenden Buchtitel bei der Ausgabe für jede Schüler:in korrekt hinterlegt.

Bevor eine Anmeldung im System hinterlegt werden kann, muss zuvor den Leihbedingungen zugestimmt werden. Der Standardtext kann dabei in den Einstellungen des Programms angepasst und ergänzt werden.

Wurden den Leihbedingungen zugestimmt, erhält der Nutzer im letzten Schritt noch mal eine Zusammenfassung der eingegebenen Daten. Sind die Daten korrekt, kann die Anmeldung abgeschickt werden. Erst in diesem Moment werden die Daten auf der IServ Schulplattform der Schule gespeichert.

Auf der Bestätigungsseite erhalten die Eltern alle benötigten Informationen zur Zahlung der ggf. fälligen Leihgebühr. Wurde für die betreffende Bücherliste die Zahlung per Überweisung gewählt, wird den Eltern die Kontoverbindung der Schule sowie eine eindeutige Überweisungsreferenz angezeigt. Diese ermöglicht im weiteren Verlauf die automatische Zuordnung der Zahlung innerhalb des Programms, sodass keine händische Sichtung der Kontoauszüge erfolgen muss.

Anmeldezeitraum

Während des Anmeldezeitraums können Schüler:innen durch ihre Eltern für eine Bücherliste angemeldet werden. Für welche Bücherlisten eine Anmeldung aktuell möglich ist, kann der entsprechenden Übersicht entnommen werden.

Erfolgt die Anmeldung über den IServ-Account des Kindes, wird die Anmeldung automatisch der verknüpften Schülerkartei zugeordnet (mehr dazu unter „Verknüpfung Schülerkartei”). Erfolgt die Anmeldung über den öffentlich zugänglichen Link, versucht das Programm die Anmeldung anhand des Namens und des Geburtsdatums der Schülerkartei der Schüler:in zuzuordnen. Ist dies nicht möglich, wird die Anmeldung in der Verwaltung unter dem Reiter „Ohne Zuordnung” gelistet und muss händisch einer Schülerkartei zugeordnet werden.

Wurde mit der Anmeldung ein Ermäßigungs- oder Befreiungsantrag gestellt, wird die Anmeldung zudem unter dem Reiter „Offene Anträge” gelistet. In der Detailansicht einer Anmeldung (öffnet sich durch einen Klick auf die entsprechende Anmeldung) können gestellte Anträge angenommen oder abgelehnt werden. Wird ein Antrag abgelehnt, muss ggf. Kontakt mit den Eltern aufgenommen werden, um die nun höhere Leihgebühr nachzufordern. Die Kontaktdaten finden sich in der Detailansicht.

Da der Status zugeordneter Anmeldungen über den IServ-Account der Kinder eingesehen werden kann, sollten Zahlungseingänge während des Anmeldezeitraums möglichst zeitnah in das Programm eingepflegt werden. Dies sollte über regelmäßig durchgeführte Umsatz-Importe erfolgen. Die Zahlungen können dann in der Regel automatisch zugeordnet werden.

Gehen für eine Schüler:in mehrere Anmeldungen ein, z. B. weil noch ein Wahlbereich geändert wurde, erscheint in der Detailansicht ein entsprechender Hinweis. In diesem Fall sollten beide Anmeldungen geprüft werden und die fehlerhafte (meist die ältere) gelöscht werden. Für jede Schüler:in sollte am Ende des Anmeldeverfahrens nur eine Anmeldung vorliegen.

Nach Ende des Anmeldezeitraums und der Bearbeitung aller Anmeldungen enthalten die Detailseiten der einzelnen Buchtitel im Inventar zuverlässige Daten darüber, wie viele Exemplare im kommenden Schuljahr voraussichtlich benötigt werden. Berücksichtigt werden dabei nur bezahlte Anmeldungen.

Ermäßigungs- und Befreiungsanträge

Die Schulbuchausleihe unterstützt die Berücksichtigung von Ermäßigungs- und Befreiungsanträgen, sofern dies nicht in den Einstellungen des entsprechenden Schuljahres deaktiviert wurden. Die Anträge werden während der Anmeldung bei der Bildung der ggf. zu zahlenden Leihgebühr berücksichtigt, müssen jedoch anschließend in der Verwaltung bestätigt werden. Die Eltern werden dazu während der Anmeldung dazu aufgefordert, einen entsprechenden Nachweis bis zum als Stichtag für die Zahlungen definierten Datums einzureichen.

Sollte ein gestellter Antrag abgelehnt werden, ändert sich dementsprechend meistens die fällige Leihgebühr. In diesem Fall muss über die bei der Anmeldung angegebenen Daten der Kontakt hergestellt werden und der ausstehende Betrag eingefordert werden. Dieser kann unter Angabe der ursprünglichen Zahlungsreferenz überwiesen und dann automatisch zugeordnet werden.

Weitere Kosten abrechnen

Es ist nicht vorgesehen, weitere Kosten wie Kopiergeld über die Anmeldung zur entgeltlichen Lernmittelausleihe abzurechnen. Hier sollte berücksichtigt werden, dass mögliche Ermäßigungs- und Befreiungsanträge einen Einfluss auf alle Positionen der Bücherliste haben. Wird bspw. das Kopiergeld über Umwege auf einer Bücherliste ausgewiesen, zahlen Schüler:innen mit Ermäßigungsantrag dies nur zu 80 %.

Verspätete Anmeldungen

Eine Anmeldung nach Ablauf des Anmeldezeitraums ist nicht möglich. Ausgenommen davon sind Administrator:innen der Schulbuchausleihe sowie Nutzer mit dem Recht „Darf außerhalb der Anmeldezeiträume Anmeldungen einpflegen”. Dies ist jedoch eher dafür gedacht, dem Sekretariat, den Klassenleitungen oder einzelnen Schüler:innen die Möglichkeit zu geben, während des laufenden Schuljahres noch eine Anmeldung vorzunehmen, kommt eine Schüler:in nachträglich auf die Schule. Vor den Sommerferien bietet es sich eher an, die Anmeldung nach Ablauf des Anmeldezeitraums aus Kulanz noch einmal für einige Tage zu öffnen. Dazu kann der Anmeldezeitraum in den Einstellungen des entsprechenden Schuljahres verschoben werden. Dabei ist zu beachten, dass abweichende Anmeldezeiträume einzelner Bücherlisten separat vorschoben werden müssen. Für welche Bücherlisten eine Anmeldung aktuell möglich ist, verrät die entsprechende Übersicht.