Sonderfälle und Tipps
Im Schulalltag läuft die Aus- und Rückgabe nicht immer nach Plan. Hier finden Sie Hinweise zu häufigen Sonderfällen und praktische Tipps für einen reibungslosen Ablauf.
Vertauschte Bücher
Es kommt vor, dass eine Schüler:in ein Buch zurückgibt, das eigentlich einer anderen Schüler:in zugeordnet ist. Das passiert zum Beispiel, wenn zwei Schüler:innen versehentlich ihre Bücher vertauscht haben.
So gehen Sie vor:
- Scannen Sie das Buch bei der Schüler:in ein, die es tatsächlich zurückbringt.
- Das System zeigt eine Warnung an, dass das Buch einer anderen Schüler:in zugeordnet ist.
- Bestätigen Sie die Rücknahme. Das System verbucht die Rückgabe korrekt und vermerkt, dass das Buch einer anderen Person zurückgegeben wurde.
Die ursprünglich ausleihende Schüler:in erhält auf ihrem Leihschein einen entsprechenden Vermerk.
Die zurückbringende Schüler:in schuldet weiterhin ihr eigenes Exemplar. Wird dieses nicht zeitnah zurückgegeben, sollte ein Ersatzanspruch vom Typ „Verloren” erstellt werden. Es empfiehlt sich jedoch, mit dem Druck des Ersatzanspruch-Schreibens noch zu warten — häufig taucht das Buch kurze Zeit später bei einer anderen Schüler:in auf.
Wird das vermisste Buch später bei einer anderen Schüler:in zurückgegeben, fragt das System automatisch, ob der bestehende Ersatzanspruch widerrufen werden soll.
Rücknahme ohne Schülerkartei
Die Schulbuchausleihe bietet die Funktion „Rücknahme ohne Schülerkartei”. In diesem Modus können Bücher gescannt werden, ohne vorher eine Schülerkartei aufzurufen. Ist das gescannte Exemplar aktuell verliehen, wird die Rückgabe automatisch verbucht.
Von der Nutzung dieser Funktion wird ausdrücklich abgeraten. Da keine Schülerkartei aufgerufen wird, geht die Information verloren, wer welches Buch tatsächlich zurückgegeben hat. Vertauschte Bücher werden nicht korrekt dokumentiert. Dies führt regelmäßig zu Problemen, wenn Eltern die Zahlung eines Ersatzanspruchs bestreiten und nicht nachvollzogen werden kann, dass das Buch einer anderen Person zurückgegeben wurde.
Tipps für den Ausgabetag
Der Ausgabetag ist oft der arbeitsreichste Tag im Schuljahr. Mit diesen Tipps gelingt er reibungslos:
Arbeitsplätze und Helfer:innen
Sie können die Ausgabe an mehreren Computern gleichzeitig durchführen. Jeder Arbeitsplatz braucht nur einen Barcode-Scanner und einen Browser. Lassen Sie sich dabei von Helfer:innen unterstützen — das können Schüler:innen, andere Lehrkräfte oder auch Eltern sein. Über die Rechteverwaltung können Sie diesen Personen gezielt die benötigten Berechtigungen erteilen, ohne Zugriff auf die restliche Verwaltung zu gewähren.
Der Vorteil: Sie als verantwortliche Person führen die Ausleihe nicht selbst operativ durch, sondern können sich um auftretende Problemfälle kümmern — etwa offene Ersatzansprüche, fehlende Zahlungen oder Anmeldungen für den falschen Jahrgang.
Supermarkt-Prinzip
Stellen Sie Tische in einer U-Form auf und legen Sie alle Buchtitel eines Jahrgangs auf die Tische. Lassen Sie die Klassen des Jahrgangs nacheinander — oder sogar gemischt — kommen. Die Schüler:innen laufen am U entlang und nehmen sich die benötigten Bücher selbstständig.
Am Ende des U richten Sie mehrere „Kassenstationen” ein, an denen Ausleihe-Helfer:innen die jeweilige Schülerkartei aufrufen und die Bücher einscannen. So lassen sich in kurzer Zeit sehr viele Bücher ausgeben.
Leihscheine
Erstellen Sie die Leihscheine (Schulausführung) direkt nach der Ausgabe und lassen Sie die Schüler:innen vor Ort unterschreiben.
Tipps für den Rücknahmetag
Arbeitsplätze und Helfer:innen
Wie am Ausgabetag können Sie auch die Rücknahme an mehreren Arbeitsplätzen gleichzeitig mit Unterstützung von Helfer:innen durchführen. Auch hier gilt: Alle Helfer:innen arbeiten mit ihrem eigenen IServ-Account.
Rufen Sie immer die Schülerkartei auf
Nehmen Sie Bücher grundsätzlich über die Schülerkartei zurück — nicht über die Funktion „Rücknahme ohne Schülerkartei”. Nur so werden vertauschte Bücher korrekt dokumentiert und im Streitfall lässt sich nachvollziehen, wer welches Buch zurückgegeben hat.
Leihscheine und Ersatzansprüche
Drucken Sie Leihscheine und Ersatzanspruch-Schreiben erst, nachdem alle Bücher zurückgenommen und gegebenenfalls Ersatzansprüche für nicht fristgerecht zurückgegebene Bücher erstellt wurden. So vermeiden Sie, dass Schreiben verschickt werden, die sich kurz darauf als gegenstandslos erweisen.