Ersatzanspruch-Schreiben (PDF)

Die Schulbuchausleihe erstellt druckfertige PDF-Briefe, die über offene Ersatzansprüche informieren und alle notwendigen Angaben für die Zahlung enthalten. Bei minderjährigen Schüler:innen richtet sich das Schreiben an die Erziehungsberechtigten, bei volljährigen Schüler:innen an die Schüler:in selbst.

Inhalt des Schreibens

Jedes Ersatzanspruch-Schreiben enthält folgende Bestandteile:

• Absender — Die hinterlegte Schulanschrift als Briefkopf.
• Empfänger — Die Kontaktanschrift aus der letzten Anmeldung (VOLLversion). Liegt keine Anmeldung vor, wird bei minderjährigen Schüler:innen „An die Erziehungsberechtigten von Vorname Nachname” und bei volljährigen Schüler:innen „An Vorname Nachname” verwendet.
• Datum — Das Ausstellungsdatum des Schreibens.
• Tabelle der Ersatzansprüche — Eine Auflistung aller offenen Ansprüche mit folgenden Spalten:

Abkürzungen der Gründe

In der Spalte “Grund” werden folgende Kürzel verwendet:

• BE — Beschädigt
• NF — Nicht fristgerecht zurückgegeben
• VL — Verloren

Zahlungsinformationen

Wurde als Zahlungsart eine Kontoverbindung gewählt, enthält der Brief die Überweisungsdaten der Schule:

• Kontoinhaber
• IBAN
• BIC
• Verwendungszweck (automatisch generierte Zahlungsreferenz)
• EPC-QR-Code zum direkten Scannen mit einer Banking-App

Die Zahlungsreferenz ermöglicht eine automatische Zuordnung eingehender Überweisungen. Sobald der Betrag unter Angabe des korrekten Verwendungszwecks eingegangen ist, wird die Zahlung automatisch zugeordnet.

Wurde als Zahlungsart Barzahlung gewählt, enthält das Schreiben stattdessen den Hinweis „Bitte zahlen Sie passend in bar.” Überweisungsdaten und QR-Code entfallen in diesem Fall.

Unabhängig von der Zahlungsart enthält das Schreiben den Zahlungsbetrag sowie die gewählte Zahlungsfrist.

Ersatzbuch-Hinweis

Ist die Einstellung Ersatzbuch als Alternative aktiviert und enthält das Schreiben mindestens eine Geldforderung, wird ein Hinweis abgedruckt, dass anstelle der Geldzahlung auch ein gleichwertiges Ersatzexemplar abgegeben werden kann. Werden ausschließlich Ersatzbücher gefordert, entfällt dieser Hinweis.

Vermerk auf der Rückseite

Wurde zu einem Ersatzanspruch ein Vermerk hinterlegt, wird dieser auf der Rückseite des Schreibens abgedruckt. So können Sie individuelle Hinweise oder Vereinbarungen weitergeben.

Schreiben erstellen

Sie haben zwei Möglichkeiten:

• Seriendruck — Über die Übersichtsseite (Inventar > Ersatzansprüche) können Sie ein PDF-Dokument mit Schreiben für alle Schüler:innen mit offenen Ersatzansprüchen erstellen. Die Briefe werden nach Klasse und Nachname sortiert und lassen sich so einfach über die Klassenleitungen verteilen.
• Einzeldruck — Auf der Detailseite einer Schüler:in können Sie über den Button „Drucken” ein einzelnes Schreiben erstellen.

Beim Erstellen werden folgende Optionen abgefragt:

• Zahlungsart — Wählen Sie zwischen Barzahlung und einer der hinterlegten Kontoverbindungen. Bei Barzahlung entfallen die Überweisungsdaten und der EPC-QR-Code auf dem Schreiben.
• Zahlungsfrist — Das Datum, bis zu dem die Zahlung eingehen soll (Voreinstellung: zwei Wochen). Die Frist wird auf dem Schreiben ausgewiesen, hat darüber hinaus in der Software keine weitere Bedeutung.
• Für doppelseitigen Druck optimieren — Schreiben können mehrseitig werden, z. B. wenn Vermerke zu einzelnen Positionen hinterlegt wurden. Bei aktivierter Option fügt die Software leere Seiten ein, damit beim doppelseitigen Drucken keine Schreiben unterschiedlicher Schüler:innen auf demselben Blatt Papier landen. Beim Seriendruck ist diese Option standardmäßig aktiviert, beim Einzeldruck deaktiviert.