Ersatzanspruch-Schreiben (PDF)
Die Schulbuchausleihe erstellt druckfertige PDF-Briefe an die Erziehungsberechtigten. Jeder Brief informiert über die offenen Ersatzansprüche und enthält alle notwendigen Angaben für die Zahlung.
Inhalt des Schreibens
Jedes Ersatzanspruch-Schreiben enthält folgende Bestandteile:
- Absender — Die hinterlegte Schulanschrift als Briefkopf.
- Empfänger — Name und Adresse der Erziehungsberechtigten.
- Datum — Das Ausstellungsdatum des Schreibens.
- Tabelle der Ersatzansprüche — Eine Auflistung aller offenen Ansprüche mit folgenden Spalten:
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Nr. | Laufende Nummer |
| Buchreihe | Bezeichnung der Buchreihe |
| ISBN | ISBN des Buches |
| Code | Inventarnummer des betroffenen Exemplars |
| Ausgegeben | Datum der Ausgabe an die Schüler:in |
| Grund | Abkürzung des Grundes (siehe unten) |
| Ersatz | Betrag in EUR oder “Ersatzbuch” |
Abkürzungen der Gründe
In der Spalte “Grund” werden folgende Kürzel verwendet:
- BE — Beschädigt
- NF — Nicht fristgerecht zurückgegeben
- VL — Verloren
Zahlungsinformationen
Der Brief enthält die hinterlegte Bankverbindung der Schule:
- Kontoinhaber
- IBAN
- BIC
- Verwendungszweck (automatisch generierte Zahlungsreferenz)
Die Zahlungsreferenz ermöglicht eine automatische Zuordnung eingehender Überweisungen. Sobald der Betrag unter Angabe des korrekten Verwendungszwecks eingegangen ist, wird die Zahlung automatisch zugeordnet.
EPC-QR-Code
Jedes Schreiben enthält einen EPC-QR-Code. Erziehungsberechtigte können diesen Code mit ihrer Banking-App scannen. Die Überweisungsdaten (IBAN, Betrag, Verwendungszweck) werden dadurch automatisch in die App übernommen. Es entstehen keine zusätzlichen Kosten durch den QR-Code.
Zahlungsfrist
Das Schreiben nennt eine Zahlungsfrist, bis zu der der Betrag auf dem Schulkonto eingegangen sein soll.
Ersatzbuch-Hinweis
Ist die Einstellung Ersatzbuch als Alternative aktiviert, enthält das Schreiben einen Hinweis, dass anstelle der Geldzahlung auch ein gleichwertiges Ersatzexemplar abgegeben werden kann.
Vermerk auf der Rückseite
Wurde zu einem Ersatzanspruch ein Vermerk hinterlegt, wird dieser auf der Rückseite des Schreibens abgedruckt. So können Sie individuelle Hinweise oder Vereinbarungen an die Erziehungsberechtigten weitergeben.
Schreiben erstellen
Sie haben zwei Möglichkeiten:
- Seriendruck — Erstellen Sie alle offenen Ersatzanspruch-Schreiben auf einmal. Die Briefe werden nach Klasse und Nachname sortiert und lassen sich so einfach über die Klassenleitungen verteilen.
- Einzeldruck — Erstellen Sie das Schreiben für eine einzelne Schüler:in direkt aus deren Schülerkartei heraus.
Das Schreiben enthält einen Hinweis auf mögliche Konsequenzen bei ausbleibender Zahlung (z. B. Inkasso-Verfahren). Stellen Sie sicher, dass dieser Hinweis den Regelungen Ihrer Schule entspricht. Die Texte auf dem Schreiben können nicht angepasst werden.