Anlegen
Für jedes neue Schuljahr muss zunächst ein Schuljahr in der Schulbuchausleihe angelegt werden — unabhängig davon, ob die Ausleihe entgeltlich oder unentgeltlich erfolgt. Während der Einrichtung des Programms geschieht dies bereits für das erste verwaltete Schuljahr. Ist das Programm bereits eingerichtet und ein weiteres Schuljahr soll angelegt werden, erfolgt dies in den Einstellungen (Zahnrad oben rechts) unter dem Punkt „Schuljahre verwalten”. Dort findet sich oben rechts der Button „Hinzufügen”. Die Oberfläche ist identisch zu der des Einrichtungs-Assistenten.
Allgemeine Daten
Zunächst werden die grundlegenden Daten des neu anzulegenden Schuljahres abgefragt. Die voreingestellte ID sowie der Name können in der Regel übernommen werden. Die ID wird lediglich intern zur eindeutigen Bezeichnung des Schuljahres verwendet. Alle voreingestellten Daten der Halbjahre beziehen sich auf die Schulferien in Niedersachsen. In anderen Bundesländern sind diese anzupassen.
Anmeldeverfahren
Nähere Informationen zum Anmeldeverfahren finden sich in der Rubrik Anmeldung.
Direkt beim Anlegen des Schuljahres wird festgelegt, in welchem Zeitraum die Online-Anmeldung für Eltern verfügbar sein soll. Diese Daten lassen sich später auch noch in den Einstellungen (Zahnrad oben rechts) unter dem Punkt „Schuljahre verwalten” anpassen. Der Stichtag Zahlungen wird lediglich benötigt, um den Erziehungsberechtigten am Ende des Anmeldeverfahrens ein Zahlungsziel zu nennen. Innerhalb des Programms hat er keine weitere Bedeutung. Auch kann der Zeitraum sowie der Stichtag noch für einzelne Bücherlisten angepasst werden. So kann bspw. der Anmeldezeitraum der neuen fünften Klassen schon vor dem regulären Anmeldezeitraum liegen.
Online-Anmeldungen müssen nicht zwingend mit einer Zahlung verbunden sein. In Bundesländern, in denen die Ausleihe kostenlos erfolgt, können Eltern dennoch Online-Anmeldungen vornehmen — z. B. um hinterlegte Wahlbereiche zu wählen. Hinterlegen Sie dazu für die Bücherliste einen Festpreis von 0 €. Der Stichtag Zahlungen muss in diesem Fall trotzdem angegeben werden, hat aber keine Bedeutung.
Des Weiteren unterstützt das Programm die in Niedersachsen vorgesehenen Ermäßigungs- und Befreiungsanträge. Sollten in Ihrem Bundesland abweichende Regelungen zutreffen, können diese hier konfiguriert werden. In Niedersachsen sollten diese Einstellungen nicht verändert werden.
Ersatzansprüche
Finden Bücher am Ende des Schuljahres nicht den Weg zurück ins Inventar der Schule, kann das Programm automatisch am hier definierten Stichtag Ersatzansprüche für alle noch verliehenen Bücher erstellen. Aktivieren Sie dazu die Option „Automatische Ersatzansprüche” in den Einstellungen zum Schuljahr. Für Mehrjahresbände können Sie in der VOLLversion zusätzlich festlegen, ob diese bei den Schüler:innen verbleiben sollen oder ebenfalls zurückgegeben werden müssen. Verbleiben sie bei den Schüler:innen, wird kein Ersatzanspruch erstellt, sofern für das nächste Schuljahr eine bereits bezahlte Anmeldung vorliegt, die den Buchtitel ebenfalls beinhaltet.
Ist die automatische Erstellung aktiviert, werden die Ersatzansprüche in der Nacht zum auf den Stichtag folgenden Tag erstellt. Wir empfehlen, den Stichtag auf den vorletzten Schultag zu legen. So können Sie am letzten Schultag alle bestehenden Ersatzansprüche über die Druckfunktion nach Klassen sortiert drucken und mit den Zeugnissen ausgeben.
In der BASISversion werden automatische Ersatzansprüche immer für alle noch verliehenen Bücher erstellt — ohne Ausnahme für Mehrjahresbände. Weitere Informationen finden Sie unter Automatische Ersatzansprüche.
Möchten Sie keine automatischen Ersatzansprüche nutzen, können Sie Ersatzansprüche auch jederzeit manuell erstellen.
Weitere Informationen zum Umgang mit Ersatzansprüchen finden sich in der Rubrik Ersatzansprüche.
Überweisungen
Für Anmeldungen und Ersatzansprüche werden vom Programm Zahlungsreferenzen als Verwendungszwecke für Überweisungen generiert (sofern als Zahlungsart aktiviert). Beim Import von Kontoumsätzen in die Software (nur VOLLversion) können darüber die entsprechenden Vorgänge automatisch als bezahlt markiert werden.
Sie können ein Präfix für die vom Programm generierten Zahlungsreferenzen definieren. Dies ist besonders hilfreich, wenn für das Schulkonto eine Kontoverwaltungssoftware (bspw. StarMoney Business) genutzt wird. So können die Schulbuchausleihe betreffenden Überweisungen vom Kontoführungsprogramm Ihrer Schule automatisch auf ein entsprechendes Unterkonto gebucht werden. Wird diese Funktion nicht benötigt, kann das Feld leer gelassen werden.