Anlegen

Soll mit der Vorbereitung der entgeltlichen Ausleihe für ein neues Schuljahr begonnen werden, muss dieses zunächst in der Schulbuchausleihe angelegt werden. Während der Einrichtung des Programms geschieht dies bereits für das erste verwaltete Schuljahr. Ist das Programm bereits eingerichtet und ein weiteres Schuljahr soll angelegt werden, erfolgt dies in den Einstellungen (Zahnrad oben rechts) unter dem Punkt „Schuljahre verwalten”. Dort findet sich oben rechts der Button „Hinzufügen”. Die Oberfläche ist identisch zu der des Einrichtungs-Assistenten.

Allgemeine Daten

Zunächst werden die grundlegenden Daten des neu anzulegenden Schuljahres abgefragt. Die voreingestellte ID sowie der Name können in der Regel übernommen werden. Die ID wird lediglich intern zur eindeutigen Bezeichnung des Schuljahres verwendet. Alle voreingestellten Daten der Halbjahre beziehen sich auf die Schulferien in Niedersachsen. In anderen Bundesländern sind diese anzupassen.

Online-Anmeldung

Nähere Informationen zum Anmeldeverfahren finden sich in der Rubrik Anmeldung.

Direkt beim Anlegen des Schuljahres wird festgelegt, in welchem Zeitraum die Online-Anmeldung für Eltern verfügbar sein soll. Diese Daten lassen sich später auch noch in den Einstellungen (Zahnrad oben rechts) unter dem Punkt „Schuljahre verwalten” anpassen. Der Stichtag für Zahlungen wird lediglich benötigt, um den Erziehungsberechtigten am Ende des Anmeldeverfahrens ein Zahlungsziel zu nennen. Innerhalb des Programms hat er keine weitere Bedeutung. Auch kann der Zeitraum sowie der Stichtag noch für einzelne Bücherlisten angepasst werden. So kann bspw. der Anmeldezeitraum der neuen fünften Klassen schon vor dem regulären Anmeldezeitraum liegen.

Zu jeder Anmeldung wird ein individueller Verwendungszweck generiert, der eine automatische Zuordnung eingehender Überweisungen ermöglicht. So können Anmeldungen automatisch als bezahlt markiert werden. Das Programm ist darauf ausgelegt, mit einer Kontoverwaltungssoftware wie StarMoney Business zusammenzuarbeiten. So können auch Konten unterstützt werden, die nicht exklusiv für die entgeltliche Lernmittelausleihe genutzt werden. Die in diesem Schritt frei definierbare Präfix ermöglicht es in den meisten Kontoführungsprogrammen, alle die Schulbuchausleihe betreffenden Umsätze einem virtuellen Unterkonto der Lernmittelleihe zuzuordnen. Wird diese Funktion nicht benötigt, kann das Feld leer gelassen werden.

Des Weiteren unterstützt das Programm die in Niedersachsen vorgesehenen Ermäßigungs- und Befreiungsanträge. Sollten in Ihrem Bundesland abweichende Regelungen zutreffen, können diese hier konfiguriert werden. In Niedersachsen sollten diese Einstellungen nicht verändert werden.

Ersatzansprüche

Finden Bücher am Ende des Schuljahres nicht den Weg zurück ins Inventar der Schule, kann das Programm automatisch am hier definierten Stichtag Ersatzansprüche für alle noch verliehenen Bücher erstellen. Aktivieren Sie dazu die Option „Automatische Ersatzansprüche” in den Einstellungen zum Schuljahr. Für Mehrjahresbände können Sie zusätzlich festlegen, ob diese bei den Schüler:innen verbleiben sollen oder ebenfalls zurückgegeben werden müssen. Verbleiben sie bei den Schüler:innen, wird kein Ersatzanspruch erstellt, sofern für das nächste Schuljahr eine bereits bezahlte Anmeldung vorliegt.

Ist die automatische Erstellung aktiviert, werden die Ersatzansprüche in der Nacht zum auf den Stichtag folgenden Tag erstellt. Legen Sie den Stichtag daher auf den vorletzten Schultag. So können Sie am letzten Schultag alle bestehenden Ersatzansprüche über die Druckfunktion nach Klassen sortiert drucken und mit den Zeugnissen ausgeben.

Möchten Sie keine automatischen Ersatzansprüche nutzen, können Sie Ersatzansprüche auch jederzeit manuell erstellen.

Weitere Informationen zum Umgang mit Ersatzansprüchen finden sich in der Rubrik Ersatzansprüche.