Schuljahre

Der gesamte Verwaltungsbereich der Schulbuchausleihe ist – abgesehen vom Inventar – nach Schuljahren gegliedert. So kann problemlos das aktuelle Schuljahr verwaltet werden, während das kommende bereits vorbereitet wird. Zu einem Schuljahr gehört die Verwaltung der Schüler:innen & Klassen, die Bücherlisten sowie die Anmeldungen. Über die Navigation werden diese Bereiche immer für das gewählte Schuljahr aufgerufen. Der Eintrag „Schuljahr wechseln” ermöglicht es, die Daten des kommenden oder eines vorangegangenen Schuljahres zu sehen.

Nachdem ein Schuljahr mit allen nötigen Informationen angelegt wurde, können diese Daten in den Einstellungen (Zahnrad oben rechts) unter dem Punkt „Schuljahre verwalten” eingesehen und nachträglich bearbeitet werden.

Archivierung

Schuljahre werden automatisch fünf Jahre nach ihrem Ende archiviert. Archivierte Schuljahre sind schreibgeschützt: Die Einstellungen können weiterhin eingesehen, jedoch nicht mehr bearbeitet werden. In der Schuljahr-Navigation werden archivierte Schuljahre nicht mehr angezeigt, sind aber weiterhin in der Übersicht unter „Schuljahre verwalten” sichtbar und dort als archiviert gekennzeichnet. Die Archivierung ist zugleich Auslöser für weitere automatische Löschfristen personenbezogener Daten (siehe Datenschutz).