Verwaltung

Nachdem eine Anmeldung elektronisch eingegangen ist, ist diese in der Schulbuchausleihe hinterlegt und über die Navigation unter Schuljahr XY > Anmeldungen einsehbar. Die Verwaltung der Anmeldungen ist nach Schuljahren gegliedert — in der Navigation muss somit jeweils das gewünschte Schuljahr ausgewählt sein.

Übersicht

In der Übersicht sind alle für das gewählte Schuljahr eingegangenen Anmeldungen mit ihrem jeweiligen Status aufgelistet. Folgende Status sind dabei möglich: Wartet auf Bearbeitung, Überweisung ausstehend, Bezahlt, Rückzahlung.

Über die Reiter im Kopf der Liste können die Anmeldungen schnell gefiltert werden:

• Ohne Zuordnung — Anmeldungen, die noch keiner Schülerkartei zugeordnet wurden. Siehe Zuordnung zu Schülerkarteien.
• Offene Anträge — Anmeldungen mit noch nicht bearbeiteten Ermäßigungs- oder Befreiungsanträgen. Siehe Anträge bearbeiten.
• Mehrfach — Schüler:innen, für die mehrere Anmeldungen eingegangen sind. In der Detailansicht einer solchen Anmeldung erscheint ein Hinweis, ob eine neuere oder ältere Anmeldung vorliegt. Die nicht gewünschten Anmeldungen sollten gelöscht werden — für jede Schüler:in sollte am Ende genau eine Anmeldung vorliegen.

Die Verwaltung des Anmeldeverfahrens beschränkt sich im Wesentlichen darauf, die unter diesen Reitern gelisteten Anmeldungen möglichst zeitnah zu bearbeiten sowie in regelmäßigen Abständen aktuelle Kontoumsätze einzupflegen.

Zuordnung zu Schülerkarteien

Eine Anmeldung muss immer mit der Schülerkartei der zugehörigen Schüler:in verknüpft werden. Die angemeldeten Buchtitel werden so beim Aufruf der Schülerkartei an der Ausgabe als vorgemerkte Bücher gelistet. Zudem wird am Ende eines Schuljahres für Mehrjahresbände kein Ersatzanspruch erstellt, sofern im Folgejahr eine bezahlte Anmeldung für diesen Buchtitel vorliegt.

Wurde die Anmeldung über den IServ-Account der Schüler:in erstellt und ist dieser mit einer Schülerkartei verknüpft, erfolgt die Zuordnung automatisch. Anmeldungen über das öffentliche Portal sind hingegen immer Gast-Anmeldungen und erscheinen unter dem Reiter „Ohne Zuordnung”. Durch einen Klick auf eine solche Anmeldung öffnet sich die Detailansicht, in der die Anmeldung über einen Dialog der passenden Schülerkartei zugeordnet werden kann. Das Programm schlägt dabei anhand des eingegebenen Namens passende Schülerkarteien vor.

Im ersten Jahr der Nutzung kann es sein, dass zu Beginn des Anmeldeverfahrens noch keine Schülerdaten importiert wurden. Anmeldungen können zwar entgegengenommen, jedoch keinen Schülerkarteien zugeordnet werden. In diesem Fall sollten für das kommende Schuljahr zunächst die Schülerdaten des laufenden Schuljahres importiert werden, sodass die Schülerkarteien angelegt werden. Die Anmeldungen können diesen dann zugeordnet werden. Ist nach den Sommerferien die aktualisierte Datei mit den korrekten Klassenmitgliedschaften vorhanden, kann diese importiert werden und die Daten innerhalb des Programms werden entsprechend angepasst. Weitere Informationen unter Schüler-Import.

Anträge bearbeiten

In Niedersachsen haben Erziehungsberechtigte die Möglichkeit, bei einer Anmeldung einen Ermäßigungs- und/oder Befreiungsantrag zu stellen. In anderen Bundesländern muss diese Funktion in den Einstellungen des Schuljahres deaktiviert werden.

Alle Anmeldungen mit noch nicht bearbeiteten Anträgen werden in der Übersicht unter dem Reiter „Offene Anträge” aufgelistet. Mit einem Klick auf den Namen gelangt man zur Detailansicht der Anmeldung. Dort zeigt sich, welche Anträge gestellt wurden. Wurde ein entsprechender Nachweis von den Erziehungsberechtigten erbracht, lässt sich der Antrag durch einen Klick auf den gelb hinterlegten Button „Ausstehend” annehmen oder ablehnen. Wo die Nachweise einzureichen sind, sollte im Elternbrief erwähnt werden.

Während der Anmeldung wird die Leihgebühr bereits um die beantragten Beträge gemindert. Wird ein Antrag abgelehnt, erhöht sich dementsprechend die fällige Leihgebühr. Eine automatische Benachrichtigung der Eltern erfolgt nicht — die Schule muss den Kontakt über die in der Detailansicht hinterlegten Daten selbst herstellen. Der ausstehende Betrag kann unter Angabe der ursprünglichen Zahlungsreferenz überwiesen und dann automatisch zugeordnet werden.

Gesamtliste exportieren

Über den Button „Mehr” im Kopfbereich der Anmeldungsübersicht steht unter „Liste: Befreiungen/Ermäßigungen” ein Excel-Export aller gestellten Anträge zur Verfügung. Die heruntergeladene Datei enthält zwei Arbeitsblätter — eines für Ermäßigungsanträge und eines für Befreiungsanträge — mit jeweils folgenden Spalten: Nachname, Vorname, Klasse, Bücherliste, Status, Leihgebühr (voll), Leihgebühr (zu zahlen), Nachlass und Leihgebühr offen.

Diese Exportfunktion ist insbesondere dann hilfreich, wenn die Schule gegenüber dem Schulträger oder der Schulbehörde die Summe der gewährten Nachlässe darlegen muss.