Aussortieren & Ausmustern

Die Schulbuchausleihe unterscheidet zwischen dem Aussortieren einzelner Exemplare und dem Ausmustern eines kompletten Buchtitels. Zudem werden Exemplare nicht mehr im Inventar gelistet, wenn für sie ein Ersatzanspruch erstellt wurde. Die Bücher werden grundsätzlich nicht vollständig aus dem Datenbestand des Programms gelöscht, sondern lediglich nicht weiter im Inventar gelistet oder in Zählungen berücksichtigt. Informationen wie die Historie sind weiterhin verfügbar. Auch kann der individuelle Buch-Code nicht neu vergeben werden. Einzige Ausnahme sind Exemplare, die unmittelbar nach dem Erfassen über die dortige Historie wieder entfernt werden. Diese werden vollständig aus dem Datenbestand entfernt, sofern nicht bereits eine Historie angelegt wurde.

Verschleiß erkennen

Um den Buchbestand in gutem Zustand zu halten, unterstützt Sie das Programm mit einer automatischen Aussortierungsfrage. Wurde ein Exemplar eine bestimmte Anzahl an Malen verliehen, fragt das Programm bei der Rückgabe automatisch, ob das Buch aussortiert werden soll. So können abgenutzte Bücher frühzeitig erkannt und aus dem Bestand entfernt werden. Standardmäßig erscheint die Abfrage nach der dritten Ausleihe.

Nur Ausleihvorgänge, die im System erfasst wurden und länger als 60 Tage andauerten, werden bei der Zählung berücksichtigt.

Den Schwellenwert für die Anzahl der Ausleihen konfigurieren Sie in den Einstellungen (Zahnrad oben rechts) unter dem Punkt „Einstellungen”. Erreicht ein Exemplar diesen Schwellenwert, erscheint bei der nächsten Rückgabe ein Hinweis. Sie entscheiden dann individuell, ob das Buch noch in ausreichend gutem Zustand ist oder aussortiert werden soll.

Einstellungen Rücknahme: Aussortierungsfrage und Schwellenwert — Die Aussortierungsfrage kann aktiviert und der Schwellenwert individuell angepasst werden.

Einzelne Exemplare aussortieren

Maske zum Aussortieren einzelner Buchexemplare mit Scan-Feld und Warnhinweis — Unter Inventar > Aussortieren können einzelne Exemplare durch Scannen des Inventar-Codes aus dem Bestand entfernt werden. Der Vorgang lässt sich nicht rückgängig machen.

Einzelne Exemplare können über die Oberfläche unter Inventar > Aussortieren aus dem Inventar entfernt werden. Hierzu können analog zum Erfassen die einzelnen Buch-Codes hintereinander gescannt werden. Das Aussortieren eines Buches lässt sich nicht rückgängig machen. Noch ausstehende Ersatzansprüche werden widerrufen. Wird ein aussortiertes Buch bei der Aus- oder Rückgabe gescannt, erscheint die Meldung, dass das Buch bereits aussortiert wurde. Es kann nicht wieder ausgegeben werden.

Zum Aussortieren einzelner Exemplare sind neben Nutzer:innen mit dem Recht „Rolle: Administrator” auch Nutzer:innen mit dem Recht „Rolle: Helfer” oder „Rolle: Inventur-Helfer” befähigt.

Ganzen Buchtitel ausmustern

Soll der gesamte Bestand eines Buchtitels ausgemustert werden, da dieser z. B. durch ein neues Werk abgelöst wird, muss dazu nicht jedes Exemplar einzeln gescannt werden. Auf der Detailseite des Titels findet sich hierzu der Button „Ausmustern”. Nach einer entsprechenden Bestätigung werden alle Exemplare des Titels aus dem Inventar entfernt. Noch ausstehende Ersatzansprüche werden dabei widerrufen, sodass diese nicht mehr fällig sind.

Ausgemusterte Buchtitel erscheinen in der Inventar-Übersicht am Ende der Liste unter der Überschrift „Ausgemustert”. Wird beim Erfassen ein Exemplar eines ausgemusterten Buchtitels dem Inventar hinzugefügt, erscheint der Titel wieder regulär im Inventar. Die vorherigen Exemplare sind weiterhin aussortiert und können nicht wieder ausgegeben werden.

Zum Ausmustern eines ganzen Buchtitels wird das Recht „Rolle: Administrator” benötigt.

Unterschied: Aussortieren/Ausmustern und Ersatzanspruch

Bücher, die durch einen Ersatzanspruch (Beschädigt, Verloren oder Nicht fristgerecht) aus dem Inventar entfernt wurden, verhalten sich anders als aussortierte oder ausgemusterte Bücher. Wird ein solches Buch bei der Rückgabe gescannt, wird es automatisch wieder in den Bestand aufgenommen. So kann ein Buch, das zunächst als verloren galt, bei späterer Rückgabe wieder verliehen werden. Aussortierte und ausgemusterte Bücher hingegen werden bei einem Scan nicht reaktiviert.