Einrichtung

Bevor die Schulbuchausleihe genutzt werden kann, muss das Programm eingerichtet werden. Dazu wird das Recht „Rolle: Administrator“ benötigt. Beim Aufruf des Programms über den Menüpunkt Schulbücher öffnet sich automatisch ein Einrichtungs-Assistent, über den die benötigten Daten eingegeben werden können. Alle dort gemacht Angaben, können im Nachhinein über das Zahnrad oben rechts neben dem Suchfeld bearbeitet werden.

Schritt 1: Anschrift

Als Erstes muss die Anschrift der Schule hinterlegt werden, da diese auf allen Briefköpfen und weiteren Unterlagen abgedruckt wird. Nachdem die Anschrift gespeichert wurde, kann die Einrichtung fortgesetzt werden.

Einrichtungs-Assistent: Anschrift der Schule hinterlegen — Im ersten Schritt wird die Anschrift der Schule hinterlegt. Diese erscheint auf allen generierten Dokumenten.

Schritt 2: Schuljahr anlegen

Die Verwaltung ist abgesehen vom Inventar nach Schuljahren gegliedert. So kann problemlos das aktuelle Schuljahr verwaltet werden, während das kommende bereits vorbereitet wird. An dieser Stelle sollte in der Regel das kommende Schuljahr angelegt werden, da dies das erste Schuljahr sein wird, in dem die Ausleihe über das Programm verwaltet wird. Im laufenden Schuljahr 25/26 sollte also das Schuljahr 26/27 angelegt werden.

Einrichtungs-Assistent: Neues Schuljahr anlegen (VOLLversion) — Das Formular zum Anlegen des ersten Schuljahres im Einrichtungs-Assistenten. Weitere Informationen zu den einzelnen Feldern finden sich unter Schuljahr > Anlegen.

Weitere Informationen zum Anlegen eines Schuljahres finden sich unter Schuljahre > Anlegen.

Weitere Schritte

Nachdem das Schuljahr angelegt wurde, kann das Modul genutzt werden. Die folgenden beiden Schritte sind optional. Alle Einstellungen sind auch nach der Ersteinrichtung jederzeit erreichbar.

Einstellungs-Menü mit den Punkten Anschrift, Leihbedingungen, Bankverbindungen, Schuljahre verwalten und Einstellungen — Das Einstellungs-Menü (Zahnrad oben rechts) bietet Zugriff auf alle Konfigurationsbereiche.

Schritt 3: Kontoverbindung

Eine Kontoverbindung kann in beiden Versionen hinterlegt werden. Sie wird auf Ersatzanspruch-Schreiben ausgewiesen, sofern nicht Barzahlung gewählt wurde. In der VOLLversion ermöglicht die Kontoverbindung darüber hinaus den automatischen Zahlungsabgleich per Umsatz-Import.

Neue Bankverbindungen können in den Einstellungen (Zahnrad oben rechts) unter dem Punkt „Bankverbindungen” hinzugefügt werden.

In der BASISversion steht kein automatischer Zahlungsabgleich zur Verfügung. Eltern überweisen auf das angegebene Konto, die Zahlungseingänge müssen jedoch händisch in der Software erfasst werden.

Formular: Bankverbindung bearbeiten mit Feldern Kontoinhaber, IBAN, BIC, Bank und Import ab — Das Formular zum Hinterlegen einer Bankverbindung. Das Feld Import ab legt fest, ab welchem Datum Umsätze beim Kontoabgleich berücksichtigt werden.

Schritt 4: Leihbedingungen

Nur VOLLversion — Die Leihbedingungen sind Bestandteil der Online-Anmeldung und stehen nur in der VOLLversion zur Verfügung.

Während der Online-Anmeldungen müssen die Eltern den Leihbedingungen zustimmen, welche individuell von der Schule hinterlegt werden können. Das Programm kommt mit einem Standard-Text, welcher weiter genutzt, angepasst, erweitert oder vollständig ersetzt werden kann. Änderungen werden dokumentiert und es lässt sich im Zweifelsfall nachvollziehen, welcher Version der Leihbedingungen während einer Online-Anmeldung zugestimmt wurde.

Eine Änderung der Leihbedingungen ist in den Einstellungen (Zahnrad oben rechts) unter dem Punkt „Leihbedingungen“ möglich. Weitere Informationen finden sich in der Rubrik Anmeldung > Leihbedingungen.

Leihbedingungen bearbeiten: WYSIWYG-Editor mit Standardtext und Vorschau der aktuellen Version — Die Leihbedingungen lassen sich im WYSIWYG-Editor frei anpassen. Alle Änderungen werden versioniert.

Allgemeine Einstellungen

Unter dem Punkt „Einstellungen” im Einstellungs-Menü finden sich weitere Konfigurationsmöglichkeiten. Hier kann der Schwellenwert für die Aussortierungsfrage bei der Rücknahme angepasst und die Bewertung von Ersatzansprüchen konfiguriert werden.