Erfassen

Die Schulbuchausleihe bietet eine auf das schnelle Erfassen vieler Bücher spezialisierte Oberfläche, die von mehreren Rechnern gleichzeitig genutzt werden kann. Die Inventarisierung neuer Bücher oder des bestehenden Buchbestands kann so an mehreren Arbeitsstationen gleichzeitig erfolgen. Sie wird über das Menü unter Inventar > Erfassen aufgerufen.

Die Oberfläche ist darauf ausgelegt, dass der Bestand nach Buchtiteln sortiert ist, also immer gleiche Bücher hintereinander inventarisiert werden. So muss nur vom ersten Buch eines Titels die ISBN gescannt werden.

Die Etiketten sollten beim Inventarisieren bereits in den Büchern kleben oder unmittelbar vorher eingeklebt werden. So werden Unstimmigkeiten im Bestand vermieden. Die Nummern auf den Etiketten müssen innerhalb eines Buchtitels nicht zusammenhängend sein.

Das Scan-Feld

Das Erfassen läuft vollständig über ein einzelnes, breites Scan-Feld am Kopf der Seite. Das Feld erkennt automatisch, was gescannt oder eingegeben wurde:

• ISBN — Eine gescannte oder eingetippte ISBN ruft den zugehörigen Buchtitel auf. Ist die ISBN dem Programm noch nicht bekannt, öffnet sich ein Dialogfenster, das die bibliografischen Daten des Buchtitels abfragt.
• Titel-Suche — Beim Eintippen schlägt das Feld passende, bereits bekannte Buchtitel vor.
• Buch-Code — Ist ein Buchtitel aufgerufen, wird jede andere Eingabe als Code eines Buch-Etiketts gewertet und das Exemplar dem Titel hinzugefügt.

Buchtitel aufrufen

Um mit dem Inventarisieren zu beginnen, scannen Sie zunächst die ISBN des Buchtitels. Alle anschließend gescannten Buch-Codes werden diesem Titel zugeordnet.

Es kommt vor, dass die ISBN nicht als Strichcode auf das Buch aufgedruckt ist. Sofern der Buchtitel dem Programm bereits bekannt ist, kann er stattdessen über die Titel-Suche im Scan-Feld aufgerufen werden. Andernfalls ist die ISBN meist im Impressum des Buchs abgedruckt und kann eingetippt werden.

Buch-Codes scannen

Sobald ein Buchtitel aufgerufen ist, teilt sich die Seite in zwei Bereiche: Links zeigt das Panel „Buchreihe“ den aktuellen Titel, darunter steuert die Box „Vorherige Ausleihen“ die Erfassung. Rechts listet das Panel „Erfasste Bücher“ die zuletzt erfassten Exemplare.

Scannen Sie nun hintereinander weg die Codes der einzelnen Bücher. Jedes erfasste Exemplar erscheint sofort zuoberst im Verlauf.

Ist der Stapel eines Titels vollständig inventarisiert, scannen Sie direkt die ISBN des nächsten Titels — das Programm wechselt sofort zur entsprechenden Buchreihe. Alternativ heben Sie die Auswahl über die Schaltfläche „ändern“ im Panel „Buchreihe“ auf.

Vorherige Ausleihen festlegen

Zu jedem Exemplar wird beim Erfassen die Anzahl der Vorherigen Ausleihen hinterlegt — also wie oft das Buch bereits verliehen war, bevor es in der Software erfasst wurde. Wie die Werte erfasst werden, steuern Sie über die Box „Vorherige Ausleihen“ unterhalb des Buchreihen-Panels:

• „Neu angeschaffte Bücher“ (Standard) — Alle Exemplare werden ohne Vorherige Ausleihen erfasst. Die Schaltflächen-Skala erscheint dabei nicht am zuletzt erfassten Buch; für Einzelfälle lässt sich der Wert über den Link „bearbeiten“ am jeweiligen Verlaufseintrag weiterhin anpassen.

Wird die Checkbox abgewählt, stehen unter „Anzahl vorheriger Ausleihen …“ zwei Varianten zur Auswahl:

• „… pro Buch erfassen“ — Am zuletzt erfassten Buch erscheint eine Schaltflächen-Skala von 0 bis 6 sowie „…“. Damit legen Sie den Wert für jedes Exemplar einzeln fest. Über „…“ öffnet sich ein Dialog, in dem Sie eine beliebige Zahl eintragen können. Nach der Auswahl springt der Fokus automatisch zurück ins Scan-Feld, sodass Sie zügig weiterscannen können.
• „… pauschal erfassen“ — Sie wählen in der Box einen Wert von 1 bis 6 (oder über „…“ eine beliebige Zahl; voreingestellt ist 1). Dieser Wert wird für jedes ab dann erfasste Buch übernommen. Das zuletzt erfasste Buch bleibt dabei aufgeklappt, sodass sich einzelne Exemplare direkt korrigieren lassen.

Die Auswahl in der Box gilt für die aktuelle Arbeitssitzung und bleibt beim Wechsel des Buchtitels erhalten. Nach einem Neuladen der Seite startet die Erfassung wieder mit „Neu angeschaffte Bücher“ — ein früher gewählter Pauschal-Wert kann so nicht versehentlich auf später erfasste Neuanschaffungen angewendet werden.

Pflegen Sie zu Beginn einen bestehenden, gebrauchten Buchbestand ein, erfassen Sie über eine der beiden Varianten, wie oft die Exemplare zuvor bereits verliehen waren (notfalls als Schätzwert). Die Vorherigen Ausleihen sind für die Bestandspflege und etwaige Ersatzansprüche relevant: Sie fließen zusätzlich zu den in der Software erfassten Langzeit-Ausleihen in die Bewertung ein.

Der Erfassungs-Verlauf

Das Panel „Erfasste Bücher“ listet die zuletzt erfassten Exemplare — das neueste stets zuoberst. Der Verlauf bleibt auch beim Wechsel des Buchtitels erhalten. Gehören mehrere aufeinanderfolgende Einträge zum selben Titel, werden sie unter einer gemeinsamen Titel-Überschrift zusammengefasst.

• Wert prüfen und korrigieren — Ältere Einträge zeigen die hinterlegten Vorherigen Ausleihen zusammen mit einem Link „bearbeiten“, über den sich der Wert nachträglich ändern lässt.
• Entfernen — Über den Link „entfernen“ hinter einem Eintrag kann ein versehentlich erfasstes Buch wieder vollständig aus dem Inventar gelöscht werden. Das ist nur innerhalb von 15 Minuten nach dem Erfassen möglich und nur, solange das Buch noch nicht ausgegeben wurde.
• Bereits inventarisiert — Wird ein Code gescannt, der im aufgerufenen Titel bereits erfasst ist, erscheint ein Verlaufseintrag mit dem Hinweis „bereits inventarisiert“. Auch dort werden die Vorherigen Ausleihen des Buchs angezeigt und können direkt korrigiert werden. Ein aktiver Pauschal-Wert wird auf bereits inventarisierte Bücher bewusst nicht angewendet.

Sollte im weiteren Verlauf auffallen, dass ein Buch unter einer falschen ISBN inventarisiert wurde, kann dieses erneut unter dem richtigen Buchtitel eingescannt werden. Das Programm aktualisiert in diesem Fall die Zuordnung des Buchs. Die Historie und die hinterlegten Vorherigen Ausleihen bleiben dabei unverändert bestehen.